เทคนิคเปลี่ยนคน...(เป็นสื่อ)

เทคนิคเปลี่ยนคนในบริษัท เป็น "สื่อ" ผ่าน "โซเชียลมีเดีย" ผมมักจะเจอคำถามข้อแรกๆ ที่พนักงานในองค์กรพูด และบอกผม คือ "บริษัทเราบล็อกไม่ให้พนักงานใช้ โซเชียล มีเดีย เช่น เฟซบุ๊ค ทวิตเตอร์" ทุกครั้งที่ผมมีโอกาสไปพูดให้ความรู้กับองค์กรต่างๆ เกี่ยวกับเรื่อง "โซเชียล มีเดีย" ผมมักจะเจอคำถามข้อแรกๆ ที่พนักงานในองค์กรพูด และบอกผม คือ "บริษัทเราบล็อกไม่ให้พนักงานใช้ โซเชียล มีเดีย เช่น เฟซบุ๊ค ทวิตเตอร์" และได้มีโอกาสคุยกับหัวหน้าของพนักงานเหล่านั้น ส่วนใหญ่จะบอกว่า "ต้องบล็อกเอาไว้ ไม่อย่างนั้น ก็ไม่ทำงานกันพอดี มัวแต่เล่นเกมกันทั้งวัน" ซึ่งตอนนี้หลายๆ องค์กรเริ่มมีการนำ โซเชียล มีเดีย มาใช้เป็นอีกช่องทางในการสื่อสารขององค์กร บ้างก็ทำได้ดี บ้างก็เพิ่งจะเริ่มต้น แต่มันจะดีไหมครับ หากเราสามารถดึงให้คนในองค์กรเข้ามามีส่วนร่วมกับการสื่อสารขององค์กร ผ่านโซเชียล มีเดียของเขา เพราะมันจะเป็นช่องทางที่มีประสิทธิภาพ มากกว่าองค์กรสื่อสารออกไปเอง เรามาดูกันครับว่า จะทำอย่างไร ถึงทำให้คนทั้งองค์กรมีส่วนร่วมกับการสื่อสารผ่านช่องทางนี้

* เข้าใจคนในองค์กร
ก่อนจะเริ่มนำ โซเชียล มีเดีย มาใช้กับคนในองค์กร เราต้องเข้าใจก่อนว่า พฤติกรรมของคนในองค์กรเราเป็นอย่างไร ชอบใช้อะไร เช่น เฟซบุ๊ค, ทวิตเตอร์ หรือ โซเชียล มีเดีย และส่วนใหญ่เค้าทำอะไรกันในนั้น เช่น พูดคุย เล่นเกม หรือ อ่านอย่างเดียว? เพราะเมื่อเราเข้าใจ เราจะสามารถเข้าถึงและสร้างรูปแบบความร่วมมือจากคนในองค์กรได้ง่ายขึ้น โดยอาจทำผ่านการสำรวจแบบง่ายๆ

* สอนให้เข้าใจ
การสร้างความเข้าใจอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการใช้ โซเชียล มีเดีย ดูจะเป็นแนวทางหนึ่ง ที่จะช่วยทำให้คนในองค์กรคุณเข้าใจมากขึ้น อาจจะจัดการอบรมภายใน หรือสื่อสารออกไปเพื่อสร้างความเข้าใจว่า โซเชียล มีเดีย คืออะไร เขาและองค์กรจะได้อะไรจากการสื่อสารประเภทนี้ เมื่อทุกคนเข้าใจแล้วผมเชื่อว่าเราก็จะสามารถทำให้ทุกเห็นถึงความสำคัญของสื่อประเภทนี้ได้

กำหนดว่าอะไร "ควรทำ" และ "ไม่ควรทำ"
เราควรกำหนดกรอบในการสื่อสารผ่าน โซเชียล มีเดีย ขององค์กรให้ชัดเจน โดยเน้นในสิ่งที่ "ควรทำ" มากกว่า การไปห้ามอะไรต่างๆ มากมาย เพราะจะทำให้เขาเกิดความรู้สึกไม่ปลอดภัยกับการที่มาพูดคุยเรื่ององค์กร ทำให้เขาไม่อยากพูด แต่ก็ต้องทำให้เข้าใจว่า อะไรคือสิ่งที่ไม่ควรสื่อสารออกไปเช่นกัน รวมถึงการมีข้อตกลงบางอย่างร่วมกัน เช่น ห้ามเล่นเกมบนเฟซบุ๊คในเวลางาน ซึ่งบริษัทสามารถบล็อกพวกเกมต่างๆ ได้ แต่ก็ยังคงใช้สื่อสารผ่านช่องทางนี้ได้อยู่

* กระตุ้นให้เกิดการสื่อสาร
เราควรจะกระตุ้นให้คนในองค์กรพูด และสื่อสารออกไปใน โซเชียล มีเดียอย่างเป็นประจำที่ถูกรูปแบบและถูกวิธี อาจมีการจัดประกวดว่า ใครที่ส่งข้อความออกไปใน โซเชียล มีเดีย และได้ผลตอบรับมากที่สุดในแต่ละสัปดาห์หรือเดือน ทางบริษัทอาจจะมีรางวัลมอบให้ หรือจัดแข่งขันระหว่างทีมก็ได้ จะทำให้การสื่อสารผ่าน โซเชียล มีเดียขององค์กรเป็นเรื่องที่น่าสนุกมากขึ้น
มีแนวทาง และความเป็นตัวของตัวเอง

* สิ่งสำคัญที่สุดในการสื่อสารผ่าน โซเชียล มีเดีย ขององค์กร
เราควรแนวทาง หรือคีย์เวิร์ดในการให้คนในองค์กรสื่อสารออกไปในแต่ละครั้ง หรือมีการกำหนด คำพิเศษ หรือแฮชแท็ก เอาไว้ เพื่อทำให้การสื่อสารออกไป มีรูปแบบที่ไปในทิศทางเดียวกัน และเพื่อเป้าหมายที่ชัดเจน รวมถึงยังติดตามได้ง่าย นอกจากนี้ ควรจะให้แต่ละคนมีวิธี และรูปแบบการสื่อสารที่เป็นตัวตนของเขาเอง ไม่ใช่เอาคำ หรือข้อมูลจากองค์กรไปยัดให้เขาพิมพ์ออกไป แต่องค์กรควรกำหนดแนวทางการสื่อสารว่า องค์กรต้องการสื่อสารอะไร เพื่อที่เขาจะได้นำไปสื่อสารต่อได้ในรูปแบบและวิธีของแต่ละคน

* การมอนิเตอร์และติดตาม
เราสามารถให้คนในองค์กร ทั้งหมดเป็นคนช่วยกันดูแลตรวจสอบกันเอง เพราะมันเหมือนกันเพื่อนๆ ช่วยดูแลกัน แต่องค์กรเองก็ควรจะมีระบบและวิธีการสอดส่องว่า สิ่งที่แต่ละคนสื่อสารออกไป เป็นอย่างไรบ้าง เช่น ระบบค้นหาคำ หรือคีย์เวิร์ด ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรทาง โซเชียล มีเดีย หรือระบบ ที่ให้แต่ละคนมารายงานว่า เขาได้สื่อสารอะไรออกไปบ้างผ่านทาง โซเชียล มีเดีย ก็จะทำให้องค์กรสามารถติดตามผลลัพธ์ของการสื่อสารได้ดีขึ้น


แต่เชื่อไหมครับ สิ่งที่สำคัญที่สุดของการนำโซเชียล มีเดีย มาเป็นช่องทางการสื่อสารขององค์กร คือ "ผู้บริหารหรือหัวหน้า ต้องเข้าใจและเห็นประโยชน์ของสื่อประเภทนี้จริงๆ เพราะมิฉะนั้นแล้ว การขับเคลื่อนนำ โซเชียล มีเดีย มาใช้กับองค์กรจะไม่สามารถเกิดขึ้นได้เลย" ยกตัวอย่าง ผู้บริหารของไทยที่ใช้โซเชียลมีเดีย เช่น เฮียฮ้ออาร์เอส (@HereHorRS), คุณสุทธิชัย หยุ่น (@suthichai) หรือ คุณพาที นกแอร์ (@Patee122)จะได้เห็นว่าองค์กรที่มีผู้บริหารใช้สื่อ โซเชียล มีเดีย เป็นประจำ องค์กรนั้นจะมีวิธีการสื่อสารผ่าน โซเชียล มีเดีย ได้อย่างดีเยี่ยม

เอาละหากคุณเป็นผู้บริหาร หรือหัวหน้าคน ถึงเวลาต้องเข้าใจเรื่อง โซเชียล มีเดีย จริงๆ จังๆ แล้วละ แต่หากคุณเป็นลูกน้องคุณควรบอกหัวหน้าคุณได้เลยนะ