บทบาทที่หนักและยากอีกบทบาทหนึ่งของผู้ที่เป็นหัวหน้า กับการบริหารผลงาน ก็คือ การแจ้งผล
การปฏิบัติงาน ให้ลูกน้องได้รับทราบ และยอมรับในผลการประเมินนั้น ซึ่งทุก ๆ ปีในเทศกาลแจ้งผลงาน
จะมีลูกน้องส่วนหนึ่งดีใจกับผลประเมิน ในขณะเดียวกัน ลูกน้องอีกส่วนหนึ่งก็เสียใจ และบางคนไม่ยอมรับ
กับผลการประเมินนั้น ซึ่งบางองค์กรต้องประสบกับปัญหาความขัดแย้งที่เกิดขึ้นระหว่าง หัวหน้าและลูกน้อง
ด้วยเหตุเกิดจากการแจ้งผลการประเมิน นั่นเอง
ดังนั้น หลายองค์กรจึงเตรียมพร้อมในเรื่องนี้ โดยการจัดอบรมหลักสูตร “Coaching & Feedback
ผลการปฏิบัติงาน” เพื่อพัฒนาให้หัวหน้าหรือผู้บริหาร มีศิลปะและทักษะในการแจ้งผลงานที่ดี
เพื่อจะทำให้ช่วงเวลาแห่งการแจ้งผลการประเมิน เป็นช่วงเวลาที่ดีต่อกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง
การแจ้งผลการปฏิบัติงานของลูกน้อง ไม่ใช่เพียงแค่ระบุว่า ผลงานอยู่ในระดับใด สูงกว่ามาตรฐาน
เท่ากับ หรือต่ำกว่าระดับมาตรฐาน และคุณจะได้รับเงินเดือนเพิ่มขึ้นเท่าใดเท่านั้น การแจ้งผลงาน
ยังรวมไปถึงการให้ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ทั้งในด้านบวก ได้แก่ การชมเชยถึงผลงานที่ทำได้ดี
และพฤติกรรมการทำงานที่ตั้งใจ เพื่อให้ลูกน้องภูมิใจและปฏิบัติเช่นนั้นต่อไป ซึ่งการให้ Feedback
ด้านบวก เป็นสิ่งที่หัวหน้า หรือผู้บริหารไม่เดือดร้อนใจ เพราะบอกได้ไม่ยาก ยกเว้น หัวหน้าหรือ
ผู้บริหารบางคนที่ไม่เคยชมลูกน้องมาก่อนเลย ก็อาจจะขัดเขินบ้างเล็กน้อย แต่การให้ข้อมูลย้อนกลับ
หรือ Feedback ด้านลบ เช่น การแจ้งว่าลูกน้องจำเป็นต้องแก้ไข ปรับปรุงพฤติกรรมการทำงานอย่างไร
และทำการ Coaching เพื่อให้ลูกน้องร่วมกันวางแผนที่จะปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นนั้น จำเป็นต้องใช้
คำพูดที่สร้างสรรค์เพราะถ้าพูดไม่ดีอาจทำให้เกิดความขัดแย้งได้ในทันที
การแจ้งเรื่อง พฤติกรรมการทำงาน ถือเป็นเรื่องยากในการพูดของหัวหน้า โดยเฉพาะหัวหน้า ซึ่ง
เป็นคนไทย เพราะวัฒนธรรมของคนไทยจะเป็นแบบถ้อยทีถ้อยอาศัย ถนอมน้ำใจ ไม่ชอบที่จะตำหนิหรือ
ดุว่าใคร จากเหตุผลนี้เองจึงทำให้ผู้บริหารคนไทยหลาย ๆ คน ไม่กล้าที่จะให้ Feedback ด้านลบแก่ลูกน้อง
หรือบางคนก็เกรงว่า หากให้ Feedback ด้านลบไปแล้ว จะทำให้ลูกน้องไม่ชอบตนเอง ก็เลยมอบแต่ซอง
เงินเดือนที่ระบุว่า จะได้เงินเดือนเพิ่มขึ้นเท่าใดเท่านั้น ซึ่งส่งผลให้ลูกน้องไม่ทราบว่า ตลอดระยะเวลา
หนึ่งปีที่ผ่านมา ตนเองทำงานได้ตามที่หัวหน้าคาดหวัง หรือมีพฤติกรรมการทำงานเป็นอย่างไร จำเป็น
ต้องแก้ไข ปรับปรุงอะไร ดังนั้นในปีต่อ ๆ ไป ก็จะปฏิบัติงานด้วยรูปแบบเดิม ๆ อีก ทำให้ไม่เกิดการพัฒนา
ให้ดีขึ้น ผลงานโดยรวมของหน่วยงาน องค์กรก็ไม่ดีขึ้นอีกเช่นกัน
แต่สำหรับผู้บริหารหรือหัวหน้ามืออาชีพแล้ว นอกจากจะให้ความสำคัญกับการประเมินผลงาน
อย่างเป็นธรรมแล้ว ผู้บริหารหรือหัวหน้ามืออาชีพ ยังทำการบ้านไว้ก่อน โดยการเตรียมข้อมูลต่าง ๆ
สำหรับเป็นตัวช่วยสนับสนุนให้การแจ้งผลงานเป็นไปอย่างชัดเจน โดยมีความพร้อมที่จะแจ้งให้ลูกน้อง
แต่ละคนได้รับรู้และเห็นด้วยกับผลการประเมินนั้น แถมด้วยการแจ้งว่า หัวหน้าเต็มใจที่จะส่งเสริม และ
สนับสนุนให้ลูกน้องมีผลงานที่ดีขึ้นด้วย ซึ่งจะทำให้บรรยากาศของการแจ้งผลงาน เป็นบรรยากาศที่
เข้าอกเข้าใจกัน และพร้อมที่จะร่วมมือกันปรับปรุงและพัฒนางานให้ดีขึ้น
ลองมาดูแนวทาง การแจ้งผลงานของหัวหน้ามืออาชีพกันนะคะว่า เขาเริ่มแจ้งผลงานและสิ้นสุด
การแจ้งผลงานกันอย่างไร ?
ขั้นตอนการแจ้งผลงานอย่างมืออาชีพ
1. สอบถามความคิดเห็นของลูกน้องเกี่ยวกับผลงานของตัวเขาเอง
2. สอบถามถึงปัญหาในการปฏิบัติงาน
3. แสดงถึงความใส่ใจ และการเต็มใจช่วยเหลือลูกน้อง
4. แจ้งผลการประเมินในมุมมองของหัวหน้า
5. ให้ Feedback พฤติกรรมการทำงานด้านบวก หรือลบ
6. แจ้งสิ่งที่จะหัวหน้าจะเข้ามาช่วยเหลือ รวมทั้งระบุสิ่งที่ลูกน้องจำเป็นต้องพัฒนาเพิ่มเติม
7. สอบถามว่า ลูกน้องต้องการที่จะพัฒนาความรู้ ทักษะด้านใดเพิ่มเติม เพื่อเพิ่มศักยภาพในการทำงาน
ปัจจุบัน หรือเพื่อรองรับการเติบโตในอนาคต
นอกจากการเตรียมคำถาม คำบอกกล่าวต่าง ๆ ข้างต้นแล้ว ผู้บริหารหรือหัวหน้ามืออาชีพ ยังได้
มีการวิเคราะห์ลูกน้องแต่ละคนว่ามีสไตล์อย่างไร ทั้งนี้เพื่อจะได้สื่อสารให้ลูกน้องคนนั้น ๆ ได้เหมาะสม
เช่น บางคนชอบโวยวาย บางคนเงียบไม่พูด ไม่แสดงความคิดเห็น บางคนดื้อเงียบ บางคนไม่รับฟัง
เหตุผล เป็นต้น การวิเคราะห์สไตล์ลูกน้องอาจใช้เครื่องมือ เช่น DISC, Johary Window
หรือเครื่องมืออื่น ๆ
จะเห็นได้ว่า ศิลปะและทักษะการแจ้งผลงานอย่างสร้างสรรค์ ไม่ใช่เรื่องยากเลยใช่ไหม ดังนั้น
หวังว่าการแจ้งผลงานปีนี้ ทุกท่านจะมีความเป็นมืออาชีพกันนะ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น