จากที่เคยมีประสบการณ์การทำงานมากว่า 20 ปี ผมคิดเสมอว่าจะทำอย่างไรจึงจะใช้เวลาของการทำงานให้เกิดผลสูงสุด โดยไม่ลดทอนคุณภาพของเนื้องาน ดังตัวอย่างต่อไปนี้...
ตอนนี้เป็นเวลา 10:20 น.คุณกำลังนั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศแห่งหนึ่งในกรุงเทพฯ คุณเหลือเวลาเพียง 10 นาที ก่อนเข้าประชุมในเวลา 10:30 น.คุณคิดว่ายังมีเวลาสำหรับเก็บรายละเอียดการนำเสนอที่ยังตกค้างอยู่ ขณะนั้นเองเสียงโทรศัพท์ก็ดังขึ้น คุณรับโทรศัพท์และคุยโทรศัพท์ไปพร้อมๆ กับอ่านอีเมล์จากเพื่อนร่วมทีมของคุณและทำการตอบเมล์นั้น พร้อมกันนั้นคุณกำลังพิมพ์งานนำเสนอหน้าสุดท้ายของคุณ ทันใดนั้นเองก็ถึงเวลาที่คุณต้องเข้าห้องประชุมแล้ว คุณรีบเดินไปยังห้องประชุมพร้อมกับรู้สึกยินดีกับตนเองที่สามารถจัดการงานหลายๆ อย่างเสร็จได้ในเวลาเพียง 10 นาที … ในระหว่างการประชุม คุณเช็คข้อความบนโทรศัพท์มือถือของคุณ คุณติดตามการนำเสนอในที่ประชุม พร้อมกับเตรียมตัวคุณให้พร้อมสำหรับการนำเสนอ
สถานการณ์ที่กล่าวถึงไปในข้างต้นนั้นอาจฟังคุ้นหูมากสำหรับบรรดาผู้บริหารที่มีงานยุ่งล้นมือในประเทศไทย แทบจะทุกวันที่คุณจะต้องพบกับสถานการณ์ที่จะต้องถูกดึงตัวไปทำสิ่งต่างๆหลายสิ่ง พร้อมๆกัน เพราะเหตุว่าเวลาในหนึ่งวันนั้นมีไม่มากพอที่จะทำภารกิจทุกอย่างให้เสร็จสิ้นไปได้ คุณจึงพบว่าสุดท้ายคุณต้องลงเอยด้วยการทำงานหลายๆ อย่างไปพร้อมกัน หากเราทำงานหลายอย่างพร้อมกันด้วยกระบวนการที่เหมาะสม จะทำให้เราสามารถทำงานได้มากขึ้น โดยไม่ลดทอนคุณภาพของงานที่ทำ ซึ่งกระบวนการที่เหมาะสม อาจเริ่มต้นด้วยการเจาะลึกไปที่ประเด็น ทำการประเมินปัญหา และหาทางออกให้กับปัญหาอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม เมื่อเราหันมาพึ่งพาการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เพื่อให้ผ่านพ้นไปวันๆ ก็เกิดคำถามขึ้นมาว่า พวกเราให้เวลากับประเด็นต่างๆ ที่ต้องการความสนใจมากพอไหม หรือพวกเราเอาแต่กระโดดสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ ที่ทำอยู่ จนไม่ได้ให้เวลาในการพิจารณาประเด็นต่างๆ อย่างพอเพียงหรือไม่? รวมถึงอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ อย่างโน้ตบุ๊ก, สมาร์ทโฟน และอีเมล์ ที่มีไว้เพื่อช่วยให้เราสามารถทำงานต่างๆ ได้มากขึ้นในเวลาที่สั้นลงนั้น จริงๆ แล้วกลับทำให้งานเราล่าช้าลง และบั่นทอนคุณภาพของงานของเราหรือเปล่า? นี่คือคำถามที่น่าสนใจที่เหล่านักทรัพยากรบุคคลในประเทศไทยต้องครุ่นคิดกัน
การศึกษาต่างๆ ชี้ให้เห็นว่า เมื่อพนักงานทำงานหลายอย่างสลับไป สลับมาตลอดเวลา สุดท้ายแล้วพวกเขากลับทำงานเหล่านั้นเสร็จล่าช้ากว่าการทำงานเหล่านั้นทีละอย่าง และการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นระยะเวลานาน จะเพิ่มระดับความเครียด และมีผลกระทบทางลบกับการตั้งสมาธิ บั่นทอนความสามารถในการเพ่งความสนใจ และเป็นปัญหาต่อการสร้างงานที่ดี ผลิตผลและคุณภาพของงานที่ตกต่ำลงนั้นจะนำไปสู่การเหนื่อยล้า ทำให้เกิดปัญหาสำหรับเหล่านายจ้างทุกหนทุกแห่งที่ประสงค์อยากจะรักษาเหล่าพนักงานระดับหัวกะทิเอาไว้ โชคดีจากประสบการณ์ตรงของผมพอมีกลยุทธ์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง ที่คุณสามารถนำไปใช้ในงานประจำวันของคุณ เพื่อช่วยให้คุณสามารถทำงานต่างๆ พร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถใช้เวลาและเทคโนโลยีของคุณให้เกิดประโยชน์ได้สูงสุด
อย่างแรก จงเป็นผู้ใช้เทคโนโลยี อย่าให้เทคโนโลยีใช้คุณ
ผู้บริหารส่วนใหญ่จะมีอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พร้อมใช้อยู่มากมาย คำถามคือ อุปกรณ์เหล่านั้นถูกใช้อย่างเต็มความสามารถหรือไม่? ยกตัวอย่างเช่น อีเมล์ถือว่าเป็นเครื่องมือในการสื่อสารที่มีศักยภาพสูง สามารถทำงานได้มากกว่าที่เราใช้อยู่ในปัจจุบัน โปรแกรมอีเมล์ประจำออฟฟิศอย่างเช่น Microsoft Outlook มีความสามารถให้ผู้ใช้งานตั้งระบบคัดกรองข้อความที่เข้ามาโดยอัตโนมัติ โปรแกรมอย่างนี้ยังทำตัวเหมือนกับผู้ช่วยอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยขจัดความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมายของคุณโดยการจัดลำดับความสำคัญของข้อความ นอกจากนี้ รายการงานที่ได้รับมอบหมายและเครื่องมือเตือนก็ยังมีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการเวลา นอกจากนี้ ลองพิจารณาถึงระบบข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้สมาชิกคนสำคัญของทีมของคุณสามารถสื่อสารกับคุณได้ทันที วิธีนี้จะช่วยลดจำนวนของอีเมล์ที่คุณจะได้รับอีกมากทีเดียว
คุณมีโทรศัพท์มือถือแบล็คเบอร์รี่ไหม? ถ้าคุณมี อาจมีบางโอกาสที่เจ้าแบล็คเบอร์รี่ของคุณจะดังขึ้นในระหว่างที่คุณกำลังรับประทานอาหารค่ำกับครอบครัว หรือกำลังสังสรรค์ยามค่ำคืนกับเพื่อนๆ ของคุณ นี่ยังไม่นับโอกาสที่มันอาจจะดังในระหว่างที่คุณกำลังวุ่นอยู่กับรายงาน หรือกำลังอยู่ในระหว่างการประชุมร่วมกับผู้บริหารคนอื่นๆ แล้วคุณจะทำอย่างไรดี? การปิดเครื่องไปเลยคงไม่ใช่อะไรที่ทำได้ง่ายๆ แน่นอน แต่ทางออกที่ดีของเหตุการณ์นี้ คือการพกโทรศัพท์มือถืออีกเครื่องไว้ เผื่อเป็นช่องทางในการติดต่อกรณีฉุกเฉิน และจะช่วยให้คุณสามารถเพ่งความสนใจไปที่ประเด็นต่างๆ ที่อยู่ตรงหน้าคุณได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัว หรือเรื่องงาน แล้วปล่อยประเด็นที่เหลือเอาไว้มาจัดการในภายหลัง
อย่างต่อมา ผันตัวมาเป็นปรมาจารย์แห่งการบริหารจัดการเวลา
อีกวิธีหนึ่งในการลดภาระของการทำงานหลายอย่างพร้อมกันลงก็คือ การหาช่วงเวลาว่างเล็กน้อยในตารางเวลาของคุณ แล้วใช้มันกับโครงการต่างๆ ที่คุณต้องให้ความสนใจอย่างเต็มเปี่ยม คุณอาจจะรู้สึกว่าวันหนึ่งๆ มีเวลาไม่พอก็จริงอยู่ แต่หากคุณจัดการตารางเวลาของคุณอย่างเต็มที่แล้ว การที่จะหาเวลาเพิ่มในวันหนึ่งๆ ของคุณก็มีความเป็นไปได้ ดังนั้น ลองติดป้ายกำกับให้กับทุกๆ อย่างดู จัดสร้างและติดป้ายกำกับให้กับแฟ้มเอกสารต่างๆ ที่ได้จากการรับมอบหมายงานใหม่ เช่นเดียวกัน เมื่อคุณจดโน้ตแล้ว ก็อย่าลืมที่จะใส่มันลงไปในแฟ้มงานที่เกี่ยวข้องทันที คุณจะสามารถประหยัดเวลาไปได้อย่างมาก ขอเพียงแค่คุณรู้ว่าอะไรอยู่ตรงไหนและไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหา
กำหนดเวลาในแต่ละวัน สำหรับการเช็คอีเมล์ของคุณ และเมื่อคุณนั่งลงเพื่ออ่านอีเมล์ ไม่ว่าจะอยู่ในกล่องจดหมายประเภทใดก็ตาม ขอให้ตัดสินใจว่าจะจัดการอย่างไรกับมันในทันที ไม่ว่าจะจัดการให้จบเรื่องจบราวไปเลย จะส่งต่อไปยังสมาชิกในทีมของคุณ จะเก็บเอาไว้จัดการภายหลังโดยการบันทึกลงในปฏิทินนัดหมายของคุณ ใส่ลงไปในรายการงานที่จะต้องทำ หรือจะลบมันทิ้งไปเลย การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถไปจัดการกับงานอื่นๆ สำคัญกว่าได้ และแม้ว่ามันจะใช้เวลาบ้างในช่วงต้นๆ แต่ในระยะยาวนั้นการทำเช่นนี้จะช่วยประหยัดเวลาของคุณได้มากกว่า
ให้เวลาในการคิด
ข้อเสียของการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และการพึ่งพาเทคโนโลยี ทำให้เรามีเวลาไม่เพียงพอที่จะให้ความสนใจกับประเด็นและทำการวิเคราะห์สิ่งต่างๆจากหลายมุมมอง แต่ยอมรับเถอะว่า ไม่ใช่ว่าเราจะต้องวิเคราะห์งานทุกอย่างแบบลึกซึ้ง แต่บางงานก็ยังต้องการอยู่ ยกตัวอย่างเช่น บางครั้งอาจมีพนักงานในทีมของคุณต้องการข้อมูลจากคุณ หรือคุณอาจจะกำลังทำโครงการที่ต้องการทางออกที่สร้างสรรค์ ไม่ว่าจะอย่างไรก็ตาม มันคงเป็นไปได้ยากที่คุณจะให้ความสนใจกับพนักงานของคุณและ/หรือโครงการได้มากเพียงพอ หากคุณยังให้ความสนใจกับหลาย
สิ่งพร้อมกันสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นเมื่อ “เวลาในการคิด” เข้ามาเกี่ยวข้อง ขณะนี้ในประเทศสหรัฐอเมริกา มีจำนวนผู้บริหารที่ใช้เวลาช่วงเช้า ช่วงบ่าย หรือทั้งวัน ผละจากงานอื่นๆ ทั้งหมด หันมาให้ความสนใจกับประเด็นสำคัญๆมากขึ้น ซึ่งพวกเขาเหล่านี้ทำได้ง่ายๆ เพียงแค่ตั้งข้อความในระบบอีเมล์ว่าคุณไม่อยู่ ปิดประตูออฟฟิศของคุณ แล้วตั้งโทรศัพท์มือถือของคุณเข้าโหมด “ห้ามรบกวน” แล้วใช้เวลาอยู่กับโครงการหรือประเด็น จะช่วยก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูงกว่าการที่คุณจะจัดการกับสิ่งสำคัญเหล่านี้ในขณะที่กำลังรับส่งอีเมล์ การส่งข้อความด่วน หรือรับโทรศัพท์ นี่เป็นสิ่งสำคัญอีกสิ่งหนึ่งที่ผู้บริหารชาวไทยควรให้สมาชิกในทีมได้ฝึกฝนเช่นกัน
ถ้าคุณไม่สามารถจัดการให้มีเวลาว่างสักหนึ่งหรือสองครั้งในหนึ่งสัปดาห์ ครั้งละ 1-2 ชั่วโมง โดยไม่มีสิ่งอื่นมารบกวนได้เลย คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้ เพียงแค่ลองมาถึงออฟฟิศของคุณก่อนคนอื่นๆ ในออฟฟิศสัก 1 ชั่วโมง เพียงเท่านี้คุณก็จะมีเวลาที่จะทุ่มเทให้กับโครงการใดๆ ที่คุณต้องการเพ่งสมาธิอย่างเต็มที่ และคุณจะไม่รู้สึกเหนื่อยหรือรีบเร่งมากเท่ากับที่หากคุณต้องทำงานชิ้นเดียวกันนี้ในช่วงหมดวัน เช่นเดียวกัน การให้เวลากับพนักงานคนสำคัญของคุณก็เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการแสดงให้เห็นว่าคุณให้คุณค่ากับทักษะความคิดของพวกเขามากเท่าๆ กับความสามารถในการทำงานให้เสร็จทันกำหนดเวลาของพวกเขา จำไว้ว่าไม่ว่าเทคโนโลยีจะซับซ้อนเพียงใดก็ตาม สุดท้ายอุปกรณ์อันทันสมัยทั้งหลายของเราก็ยังไม่สามารถทดแทนสมองของมนุษย์ได้อยู่ดี
อีกอย่างคือ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับตัวคุณเอง!
เห็นได้ชัดว่ามีหลายครั้งที่การทำงานแบบหลายอย่างพร้อมกัน ก่อให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด แต่ในทางกลับกันก็มีอีกหลายครั้งที่ไม่ใช่ เพราะการทำงานที่มีสิ่งรบกวนต่อการทำงานน้อยที่สุด จะส่งผลให้งานที่เราทำเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด อย่างไรก็ดี ท้ายที่สุดแล้วคุณก็เป็นคนเดียวที่สามารถทำให้แน่ใจได้ว่า คุณทำงานหลายอย่างพร้อม กันได้อย่างมีประสิทธิภาพและใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ได้สูงสุด ดังนั้นจึงควรเตรียมพร้อมที่จะปิดเครื่องโทรศัพท์แบล็คเบอร์รี่ของคุณ ปิดโน้ตบุ๊ก ออกไปนอกออฟฟิศของคุณสักระยะ หรือบางครั้งการใช้เวลาอยู่กับพนักงาน ครอบครัว เพื่อนของคุณ หรือคิดเกี่ยวกับโครงการของคุณโดยปราศจากการขัดจังหวะ ก็สามารถก่อให้เกิดความแตกต่างของคุณภาพของงานที่คุณทำและเวลาที่ต้องใช้ในการลงมือทำได้อย่างมาก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น