ทุกครั้งที่ผมเริ่มต้นทำงานโครงการใหญ่ๆ ในกลุ่มเพื่อนร่วมงานผู้บริหารระดับกลางขึ้นไป ตอนนั้นผมจะมีทีมงานบริหารอยู่ประมาณ 8 คน ทุกคนจะร่วมแสดงความคิดเห็นกันในที่ประชุม แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ จะไม่ทำงานคนดียว เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูง ผลของงานออกมาเต็มที่ ตรงตามเป้าหมาย การทำงานเป็นกลุ่มแบบนี้เขาเรียกว่า ทีมงาน (Team Work) ผมขอให้ความหมายของทีมเพิ่มเติมว่าหมายถึง กลุ่มบุคคลผู้มีพลัง มีความผูกพันรับผิดชอบ ที่จะทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน สมาชิกในทีม เป็นผู้ที่ร่วมทำงานด้วยกันได้ดี และรู้สึกเพลิดเพลินที่จะทำงานนั้น สามารถผลิตผลงานที่มีคุณภาพสูง ซึ่งอธิบายได้ว่าทีมเป็นกลุ่มบุคคลที่มีความสัมพันธ์กันและต้องพึ่งพากัน เพื่อปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมาย หรือปฏิบัติงานให้เสร็จสมบูรณ์ คนกลุ่มนี้มีเป้าหมายร่วมกันและยอมรับว่า วิธีเดียวที่จะทำให้งานสำเร็จ คือ การทำงานร่วมกัน เรื่องทีมงานนั้นกินความหมายมากกว่ากลุ่มคน ที่มารวมกันเฉยๆ เพราะทีมงานจะรวมความถึงความเป็นผู้นำกลุ่ม กระบวนการตัดสินใจของกลุ่ม การใช้ทรัพยากรของกลุ่มให้เกิดประโยชน์สูงสุด และการผสมผสานสมาชิกของกลุ่มซึ่งจะมีผลต่อการทำงานร่วมกัน เป้าหมายของการสร้างทีมงานจึงเป็นการสร้างทีมงานที่มีการทำงานอย่างมีชีวิตชีวา แทนที่จะเป็นเหมือนเครื่องจักร และมีการประสาน การทำงานของสมาชิกทุกคนในทีมให้มุ่งสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ร่วมกัน เมื่อพิจารณาจากความหมายดังกล่าวข้างต้นจึงสรุปได้ว่า ทีม หมายถึง กลุ่มของบุคคลที่ทำงาน ร่วมกัน มีปฏิสัมพันธ์กันระหว่างสมาชิกในกลุ่ม ช่วยกันทำงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกันอย่างมีประสิทธิภาพ และผู้ร่วมงานต่างมีความพอใจในการทำงานนั้น สำหรับการสร้างทีมงานนั้นสรุปได้ว่า หมายถึง ความพยายามทำให้ กลุ่มสามารถเรียนรู้การวินิจฉัยปัญหา เพื่อปรับปรุงความสัมพันธ์ต่างๆ ในการทำงานให้ดีขึ้นทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ ซึ่งความสัมพันธ์เหล่านี้ จะมีผลต่อการทำงานให้เสร็จตามเป้าหมาย ดังนั้น ผู้บริหารงานที่จะประสบความสำเร็จ จำเป็นจะต้องหล่อหลอมทีมงานให้เป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน รู้จักหาวิธีจูงใจที่ให้เขาเหล่านั้นทำงานด้วยความสมัครใจและเต็มใจ
ที่นี้เรามาอ่านต่อกันในรายละเอียดว่า แล้วมีวัตถุประสงค์อย่างไรในการสร้างทีมงาน
วัตถุประสงค์ของการสร้างทีมงาน มีจุดเน้นของการสร้างทีมงาน คือ การทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกัน การสร้างทีมงานจึงมีวัตถุประสงค์ที่สำคัญแบ่งเป็น
1) เพื่อสร้างความไว้วางใจกันในหมู่สมาชิกทีมงาน
2) เพื่อแสวงหาวิธีแก้ไขปัญหาร่วมกัน สมาชิกของทีมจะทำงานได้ดีขึ้นเมื่อมีการเปิดเผยจริงใจต่อกัน เมื่อมีปัญหาจะได้ช่วยกันแก้ไข
3) เพื่อเสริมสร้างทักษะความเชี่ยวชาญให้มากขึ้น ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นการใช้ศักยภาพ ของ ทีมงาน ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
4) เพื่อให้ข้อมูลย้อนกลับในทางสร้างสรรค์แก่องค์การ
5) เพื่อสนับสนุนการเรียนรู้ที่จะรับฟังความคิดเห็นและข่าวสารของผู้อื่นอย่างตั้งใจ และให้เกียรติ ซึ่งกันและกัน
6) เพื่อพัฒนาทักษะในการแก้ปัญหาร่วมกัน
7) เพื่อช่วยลดความขัดแย้งระหว่างบุคคล
8) เพื่อส่งเสริมความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ให้สมาชิกของทีม
9) เพื่อเสริมสร้างขวัญและความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน
10) เพื่อปรับปรุงการทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุดในภาพรวม
นอกจากนี้ เมื่อมีความเข้าใจพื้นฐานในการสร้างทีมขึ้นมา จากนั้นเราเองก็ต้องให้ความสำคัญในการสร้างทีมด้วย
ความสำคัญของการสร้างทีมงาน มีดังนี้
1) งานบางอย่างไม่สามารถทำสำเร็จเพียงคนเดียว
2) งานที่เร่งด่วนต้องระดมบุคลากรเพื่อปฏิบัติงานให้เสร็จทันเวลาที่กำหนด
3) งานบางอย่างต้องอาศัยความรู้ ความสามารถ และความเชี่ยวชาญจากหลายฝ่าย
4) งานที่หลายหน่วยรับผิดชอบร่วมกันต้องการความร่วมมืออย่างจริงจังจากทุกฝ่าย
5) มีงานที่ต้องการความริเริ่มสร้างสรรค์ เพื่อแสวงหาแนวทาง วิธีการและเป้าหมายใหม่
6) หน่วยงานต้องการสร้างบรรยากาศของความสามัคคีให้เกิดขึ้น
ผ่านไปแล้ว 2 เรื่องของทีมงาน ก็มาถึงเรื่องรายละเอียดว่า ทีมงานมีส่วนประกอบอะไรบ้าง
ในการทำงานเป็นทีม จะต้องประกอบด้วยหัวหน้าทีม สมาชิกทีมงานและเลขานุการ ทุกคนจะมีการสื่อสารกันแบบ 2 ทิศทาง (Two ways communication)ได้แก่ การส่งข้อมูลและการรับข้อมูล ทั้งการสื่อสารกับหัวหน้าและกับสมาชิกด้วยกันเองตลอดเวลา แต่ละส่วนมีรายละเอียด คือ
1.หัวหน้าทีม
หัวหน้าทีมควรมีคุณลักษณะดังนี้
- เป็นที่ยอมรับนับถือของสมาชิกในกลุ่มด้วยความจริงใจ
- เปิดเผย จริงใจ ซื่อสัตย์ และเป็นกันเอง
- ไม่ใช้อิทธิพลครอบงำกลุ่ม เป็นประชาธิปไตยไม่เผด็จการ
- มีความรู้ความสามารถ และประสบการณ์ในงานสูง
- สามารถดำเนินการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ไม่ผูกขาดการเป็นผู้นำกลุ่มตลอดเวลา
- พร้อมให้ความช่วยเหลือกลุ่ม
- สามารถสื่อสารผลงานของทีมให้สาธารณะชนเข้าใจได้
- มีวุฒิภาวะทางสังคม
- มีแรงจูงใจและแรงขับทางด้านความสำเร็จสูง
บทบาทและหน้าที่สำคัญของหัวหน้าทีม
- รับนโยบายจากองค์การ
- กำหนดเป้าหมาย แนวทางและขั้นตอนในการปฏิบัติ
- มอบหมายงานแก่สมาชิก
- สร้างบรรยากาศด้วยการจูงใจ เสริมแรง ให้กำลังใจ
- ใช้เทคนิคเผชิญความขัดแย้งไม่ว่าเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว
- อำนวยความสะดวก ให้ความช่วยเหลือแก้ปัญหาต่างๆ
- ประเมินผลงานและผู้ร่วมงาน
2.สมาชิกของทีมงาน
คุณลักษณะของสมาชิกของทีมงาน
- สามารถรับผิดชอบงานในหน้าที่ของตนและของกลุ่ม
- เป็นผู้รู้จักฟัง รู้จักพูด และแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อกลุ่ม
- ยอมรับฟังและเคารพความคิดเห็นของเพื่อนสมาชิก
- เคารพมติของกลุ่ม และป้องกันมิให้เบี่ยงเบนมติของกลุ่มออกไป
- เป็นผู้เสียสละ อาสาช่วยทำงานทุกด้าน
- กล้าแสดงความคิดเห็น
บทบาทและหน้าที่สำคัญของสมาชิก
- รับมอบหมายงานจากหัวหน้าทีม
- ปฏิบัติงานด้วยความรับผิดชอบให้บรรลุเป้าหมายของทีมงาน
- ให้ความร่วมมือในการแก้ปัญหาต่างๆ
- เป็นผู้ตามที่ดี
- ตั้งใจจริงในการทำงาน
- คำนึงถึงผลประโยชน์ของส่วนรวม
- คำนึงถึงความสำคัญของทีมงาน
3.เลขานุการ
คุณลักษณะของเลขานุการกลุ่ม
- มีความสามารถในการเขียนหนังสือดี
- สามารถจับประเด็นการพูด การปรึกษาหารือของกลุ่มได้ดี
- สามารถสรุปผลการประชุมและทำรายงานให้สมาชิกได้ทราบ
- มีความรู้และประสบการณ์ในการเสนอรายงานอย่างมีแบบแผน
- สามารถเขียนแผนผัง กราฟ ชาร์ท ได้
บทบาทและหน้าที่สำคัญของเลขานุการ
- รับคำสั่งจากหัวหน้าหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
- ส่งข่าวสารที่รับมาไปยังบุคคลหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- ประสานงานระหว่างผู้บังคับบัญชาและถ่ายทอดสิ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอให้นายได้รับรู้
- มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีแบบสร้างสรรค์ต่อทุกๆ คน
ทีนี้ผมมาลงในรายละเอียดเชิงลึกอีกขั้น คือ มิติในการพัฒนาทีมงาน
ผมเสนอแนะรูปแบบเป็น “สี่มิติ” (4 Dimensions)ในการพัฒนาทีมงาน เพื่อเป็นการชี้นำแนวคิดประกอบการเสริมสร้างความมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของผลการปฏิบัติงานของทีมงาน มิติทั้ง 4 ประกอบด้วย
บุคคล งาน ทีมงาน และองค์กร ผมขอขยายความเพิ่ม
1)บุคคล (Individual)การพัฒนาทีมงานในระดับบุคคล ซึ่งประกอบด้วยการศึกษาเกี่ยวกับแรงจูงใจ ความผูกพันที่มีต่องาน ทัศนคติ ความสามารถและการมีส่วนร่วมของสมาชิกทีมงาน
2)งาน (Task) รายละเอียดของงานที่ส่งผลต่อการพัฒนาทีมงาน ได้แก่ วัตถุประสงค์ การกำหนดเป้าหมาย และ กระบวนการ ทำงาน ที่เป็นระบบ
3)ทีมงาน (Team) ทักษะต่างๆ ที่สัมพันธ์กับการสร้างทีมงาน มีทั้งทักษะส่วนบุคคล และทักษะของกลุ่ม ซึ่งประกอบด้วยภาวะผู้นำ บทบาท การสื่อสาร ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ทักษะการจูงใจ การบริหารความขัดแย้ง การวิเคราะห์ปัญหา การตัดสิน และการประชุม
4)องค์การ (Organization) สิ่งที่จำเป็นต้องปรับปรุงในองค์การ ได้แก่ โครงสร้างขององค์การ บรรยากาศในการทำงาน การให้ค่าตอบแทนและบำเหน็จรางวัล วัฒนธรรมองค์การ และการสนับสนุน ให้มีการพัฒนาด้านต่างๆ อย่างเป็นระบบ
มาถึงส่วนสุดท้ายที่ผมจะบอกต่อนั่นก็คือ ทักษะที่จำเป็นสำหรับการสร้างทีมงาน เมื่อวิเคราะห์กิจกรรมต่างๆ ของมิติในการพัฒนาทีมงานเราจะพบว่า ได้มีทักษะที่สัมพันธ์กับการสร้างทีมงาน ซึ่งควรมีดังนี้
- ทักษะในการติดต่อสื่อสาร
- ทักษะการปฏิสัมพันธ์
- ทักษะการเป็นผู้นำทีมงาน
- ทักษะในการแก้ปัญหาและตัดสินใจ
- ทักษะในการประชุมของทีมงาน
- ทักษะในการบริหารความขัดแย้ง
ถ้าเราดูแต่ละทักษะจะเห็นว่าทั้งหมดมีพื้นฐานแนวคิดมาจากการศึกษาทางจิตวิทยา เกี่ยวกับมนุษย์และพฤติกรรม ซึ่งมีการศึกษาแตกแขนงออกไปได้หลายวิชา สำหรับเรื่องการสร้างทีมงานจะศึกษาในแนวคิดนี้มีให้เริ่มต้นก่อน 6 ทักษะ ซึ่งใครสนใจเพิ่มเติมจากนี้ เอาไว้ตอนหน้าผมจะมาเสริมให้อีก แต่ตอนนี้ขอให้ทำความเข้าใจในพื้นฐานเรื่องทีมงานนี้อย่างแจ่มแจ้งก่อน ที่สำคัญผมอยากให้นำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานมากกว่า
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น