คนทำงานกับปัญหาในการทำงานเป็นของคู่กัน ไม่มีใครที่ทำงานแล้วไม่เคยประสบปัญหา และก็ไม่มีคนที่ประสบความสำเร็จคนไหนที่ไม่เคยผ่านปัญหามาก่อน ไม่ว่าจะเป็นปัญหาในการประสานงานกับลูกค้า กับเพื่อนร่วมงาน กับนายจ้าง หรือปัญหาจากการทำงานของตนเอง ในการแก้ปัญหาแต่ละเรื่องมีวิธีที่แตกต่างกันไป เราไม่อาจใช้วิธีแบบเดียวกันกับทุกปัญหาได้ แต่ก็ไม่ใช่ว่า เมื่อเกิดปัญหาขึ้น เราจะต้องคิดใหม่ คิดใหม่ ไปเสียทุกครั้ง เพียงเรามีหลักคิดที่เรียกว่า ศิลปะการแก้ปัญหา ก็ช่วยให้การแก้ปัญหานั้นง่ายขึ้นได้ ดังต่อไปนี้
1.คิดแบบยืดหยุ่น สิ่งที่อันตรายที่สุดเมื่อเกิดปัญหาขึ้น ไม่ได้อยู่ที่ปัญหานั้นรุนแรงแค่ไหน แต่อยู่ที่เราคิดแก้ปัญหานั้นอย่างไร หลายคนที่คิดแก้ปัญหาด้วยวิธีการเพียงแบบเดียว และพยายามจะให้วิธีการนั้นใช้ได้ผลกับทุกปัญหา ซึ่งไม่อาจเป็นไปได้ และเราก็ยังคงเสียเวลาวนเวียนอยู่กับวิธีเดิม ๆ แสดงให้เห็นว่า เราไม่ได้เข้าใจปัญหานั้นอย่างแท้จริง ไม่ได้ใช้เวลามากพอที่จะหาทางออกที่สร้างสรรค์และดีพอ แล้วเราจะสามารถแก้ไขปัญหานั้นได้อย่างไร ทางออกคือ เราจำเป็นต้องคิดแบบยืดหยุ่น คิดให้หลุดออกจากกรอบเดิม ๆ ที่ครอบเราไว้ จึงจะพบวิธีการใหม่ ๆ ในแก้ปัญหา ซึ่งอาจจะดีกว่าวิธีเดิม ๆ ที่เราใช้อยู่
2.ทุกอย่างอยู่ที่ใจ ร่างกายกับจิตใจนั้นเชื่อมโยงกัน ถ้าร่างกายเราถูกใช้งานหนัก จนเกินไป เคร่งเครียดกับงานจน ไม่มีเวลาพักผ่อน จิตใจก็ไม่ได้พักผ่อนไปด้วย ควรให้เวลากับการผ่อนคลายจิตใจเสียบ้าง เช่น ออกไปเดินเล่น ฟังเพลง ดูหนัง ว่ายน้ำ หรือทำงานอดิเรกอื่น ๆ ที่เราชอบ เพื่อที่จิตใจเราจะได้ว่าง และเปิดกว้างพอที่จะคิดสิ่งใหม่ ๆ ที่สร้างสรรค์ รวมถึงวิธีการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ด้วย
3.ทำไมสิ่งนี้จึงเป็นปัญหา ให้ถามตัวเองซ้ำ ๆ ว่า ทำไมสิ่งนี้จึงเป็นปัญหา สาเหตุที่แท้จริงของปัญหาอะไร จดรายการสมมติฐานที่ได้ทั้งหมดแล้วค่อย ๆ ตัดออกทีละข้อ ให้เหลือแต่ข้อที่เรามั่นใจ เพื่อที่เราจะได้มุ่งคิดหาวิธีแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
4.คิดแก้ปัญหาจากหลายมุมมอง คุณอาจถามความเห็นในการแก้ปัญหาจากคนหลาย ๆ คน หลาย ๆ วัย เช่น คุณพ่อคุณแม่ของคุณ เพื่อนสนิท หรือจากลูกสาวตัวน้อยของคุณก็ได้ จะทำให้คุณได้รับคำตอบจากมุมมองที่แตกต่างกัน บ่อยครั้งที่จินตนาการแบบเด็ก ๆ การคิดแบบไร้ขอบเขต นำไปสู่วิธีการแก้ปัญหาที่คุณต้องการ
เพียงคุณแก้ปัญหาอย่างมีศิลปะ คุณก็จะพบทางออกได้อย่างง่ายดาย ไม่ต้องเสียเวลากับการคิดวนเวียนไปมาอยู่จุดเดิม โดยไร้ทางออกอีกต่อไป เท่านั้นยังไม่พอ ในโลกของการแข่งขันทางธุรกิจที่แท้จริงนั้น ยิ่งอยู่ในองค์กรใหญ่การแข่งขันยิ่งสูงมากขึ้น ใครที่อยากได้งานดีในบริษัทชื่อดังต้องขวนขวายให้มาก หมั่นพัฒนาตนเองอยู่เสมอ เพื่อให้มีความรู้ความสามารถ และทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน ใครเตรียมตัวมาดีมีพื้นฐานแน่นย่อมได้เปรียบ มีโอกาสได้งานสูง และเมื่อได้เข้าทำงานแล้วก็ยังคงต้องแข่งขันเพื่อพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง เพราะหากใครเชื่องช้า คงหาโอกาสก้าวหน้าได้ยาก ทักษะที่จำเป็นต่อการแข่งขันของคนทำงานในปัจจุบันได้แก่ ทักษะในการฟัง ทักษะในการการเขียน ทักษะในการใช้คอมพิวเตอร์ ทักษะในการจัดการปัญหา และทักษะในการจัดการกับเวลา เพราะฉะนั้นผู้หางานจึงควรเตรียมตัวให้พร้อม ฝึกฝนและพัฒนาทักษะทั้งหลายเหล่านี้ให้มีพร้อมอยู่ในตัว เพื่อที่จะสามารถแข่งขันกับผู้อื่นได้อย่างมั่นใจ
1. ฟังให้เข้าใจ
ทักษะในการฟังที่ดีจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี ฟังหัวหน้าสั่งงานเข้าใจ คุยกับเพื่อนร่วมงานรู้เรื่อง คุยกับลูกค้าราบรื่น เมื่อฟังเข้าใจก็สามารถตอบคำถามได้อย่างถูกต้อง รวมทั้งสามารถคิดแก้ปัญหาได้อย่างเหมาะสม ทักษะนี้จึงจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงานเป็นทีมเวิร์กที่คนในทีมจะต้องฟังกันให้เข้าใจในวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และวิธีการทำงานของทีม สมาชิกในทีมจึงจะสามารถทำงานประสานกันได้อย่างราบรื่นลงตัว
2. เขียนให้ชัดเจน
ไม่ว่างานของคุณกำหนดให้คุณต้องใช้ทักษะการเขียนในรูปแบบใด เพียงจดบันทึกข้อความสั้น ๆ หรือการเขียนรายงานเต็มรูปแบบ หัวใจของการเขียนก็คือการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ สามารถส่งสารไปยังผู้รับหรือผู้อ่านได้อย่างครบถ้วนชัดเจน ก่อนจะเขียนจึงควรจัดลำดับความสำคัญของประเด็นต่าง ๆ ที่คุณต้องการจะบอก เรื่องไหนสำคัญและเร่งด่วนให้เอาขึ้นก่อน อีกทั้งยังต้องรู้จักการสรุปใจความสำคัญ รวมถึงการแจกแจงอธิบายรายละเอียดปลีกย่อยในประเด็นต่าง ๆ เป็นข้อ ๆ ซึ่งจะทำให้ผู้อ่านสามารถทำความเข้าใจกับข้อมูลที่ได้รับง่ายขึ้น
3. เทคโนโลยีอย่าให้ล้าหลัง
เดี๋ยวนี้คอมพิวเตอร์พื้นฐานอาจไม่เพียงพอ Microsoft Office อย่างเช่น Word, Excel, PowerPoint, Outlook แบบงู ๆ ปลา ๆ ไม่ช่วยให้คุณสามารถแข่งขันกับผู้อื่นได้ ต้องรู้จักลูกเล่นใหม่ ๆ หรือการใช้งานในระดับที่สูงขึ้น รู้ลึกขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานได้สะดวกรวดเร็วและเป็นมืออาชีพ นอกจากนี้การรู้ลึกซึ้งในโปรแกรมเฉพาะของแต่ละสายงานก็จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับคนที่ทำงานในสายงานนั้น ๆ ด้วย ในโลกออนไลน์ก็มีหลายโปรแกรมที่จำเป็นต้องเรียนรู้ อินเทอร์เน็ตจำเป็นมากต่อการค้นหาข้อมูลอย่างฉับไว ทันใจทันความต้องการ เพราะข้อมูลมากมายอยู่เพียงปลายนิ้วคลิกเท่านั้น นอกจากนี้การรับ-ส่งอีเมล รวมถึงการจัดระเบียบอีเมลก็เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องสามารถใช้งานได้เป็นอย่างดี
4. จัดการกับปัญหาได้
เมื่อถึงช่วงเวลาคับขันที่ต้องตัดสินใจจัดการกับปัญหา คนที่สามารถประเมินสถานการณ์หรือเข้าใจปัญหาได้เร็ว ไหวตัวเร็ว คิดแก้ปัญหาได้อย่างเด็ดขาดและทันท่วงที จะเป็นผู้ที่โดดเด่นออกมาจากคนอื่น ๆ ดังคำกล่าวที่ว่า "สถานการณ์สร้างวีรบุรุษ" หากคุณฝึกฝนทักษะการแก้ปัญหาอยู่ตลอด คุณก็จะเป็นคนคิดไว ถี่ถ้วน รอบด้าน และสามารถคิดแก้ปัญหาได้อย่างเหมาะสม ทันท่วงที และอาจได้เป็นวีรบุรุษในสถานการณ์หนึ่งก็ได้
5. จัดสรรเวลาอย่างเหมาะสม
เมื่อคุณต้องทำงานหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกัน การจัดสรรเวลาอย่างเหมาะสมจะทำให้คุณผ่านพ้นช่วงวุ่น ๆ ที่รู้สึกว่างานล้นมือได้อย่างไม่ยากเย็นนัก การจัดสรรเวลาทำได้โดยการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่จะต้องทำ อันไหนควรทำก่อน อันไหนรอได้ หรืออันไหนสามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้ จัดระเบียบโต๊ะทำงานให้สามารถหยิบจับเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว จะช่วยให้คุณไม่เสียเวลาไปกับการค้นหาเอกสารเพียงแผ่นเดียวจากกองเอกสารมากมายบนโต๊ะทำงาน ที่สำคัญที่สุดคือการมีงานส่งตรงเวลา อีกทั้งยังมีเวลาเหลือสำหรับการตรวจทานและแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนส่งงานอีกด้วย
คนทำงานมืออาชีพต้องไม่หยุดเรียนรู้ พัฒนาตนเองอยู่ตลอดเวลา ไม่มีอะไรยากเกินไป ถ้าตั้งใจฝึกฝน ทักษะเหล่านี้จะติดตัวคุณไป ไม่ว่าจะไปทำงานที่ไหนก็สามารถแข่งขันกับคนอื่น ๆ ได้เสมอ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น